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浅析把握这5点轻松搞定年会策划

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浅析把握这5点轻松搞定年会策划

发布日期:2018-06-30 作者: 点击:

    会议策划既是一个很简单的问题,也是一个很复杂的问题。从古到今,人们一直都在不间断地组织各种会议。小到家庭会议,大到国际会议。“年会”作为国际国内会议市场一个重要的会议类型,有规模大、影响力强的特点。因此,要想搞定年会策划,需要缜密的前期策划和组织。

    

    美国每年举办年会超过13700个,而单个会议的与会人数多达数万人,甚至十几万人。美国的年会市场能够运作得如此成功,与会议组织机构及其合作伙伴(会议管理公司等)强大的策划组织能力息息相关。目前,我国年会市场还存在许多问题,策划组织能力不强是其中一个主要原因。

    

    纵观发达国家年会举办如此成功,有几点值得借鉴:

    

    一、与专业机构合作

    专业公司经验丰富,专业人才多,策划运作能力很强。由专业机构策划的会议往往事半功倍,效果也会大大提升。

    

    二、与政府机构的合作

    无论是全国性的年会还是国际性的年会,一般来说在业内都有一定的影响力,因此年会对各地政府甚至是国家政府有关部门都会有很强的吸引力。现在,我们国家很多城市都很注意吸引国际会议到本地区召开,而我们讲的一般意义上的国际会议,指的主要就是国际协会类机构的年会。只要具有一定规模和影响力的年会,基本上都能得到地方政府不同形式的支持。到目前为止,我国已经有数十个城市出台了会议产业扶持政策,每年的扶持资金多达数亿元之多。因此,注重加强与政府部门机构的合作,是我们成功举办年会必不可少的一部分。

    

    三、加强市场调研并提出针对性解决方案

    发达国家很多行业举办年会都已经数十届甚至上百届,已经成为了名副其实的品牌会议。一个品牌会议可以一直受到业界追捧,与会议组织机构重视市场调研,重视会议代表的感受和要求是分不开的。发达国家年会的日程及议程安排完全可以用丰富多彩来形容。不同类型、不同职务、不同年龄段会议代表的不同诉求一般都能得以体现,连与会家属的诉求也不例外。

    

    四、注重会议城市、会议酒店选择与会议附加活动的安排

    据美国会议市场的调查数据显示,在影响与会代表决定是否参会的“重要因素”选项中,“会议场地”和“会议附加活动”已经超过“会议内容”排在了前两位。会议的附加活动种类很多,合理搭配、组合以及每年的调整、变化显得尤为重要。

    

    五、注重细节服务

    把会议中出现的每个细节都做好,做好会议就不会太难。因为会议就是由无数个细节组成的,会议嘉宾、会议代表、会议赞助商等的感受同样也是由一系列细节相加而成的。因此,做好会议细节工作,是所有会议组织机构、会议工作者都必须掌握的技能。

    

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